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Frente 01 · Serviços Administrativos

A rotina administrativa inteira, operada como um time interno.

Contabilidade, atendimento, logística, financeiro e BPO com processos definidos, prazos combinados e indicadores mensais. Sua equipe deixa de apagar incêndios e volta ao que gera valor.

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6serviços nesta frente
1responsável pela sua conta
SLAacordo de nível de serviço por rotina
Mensalrelatório de indicadores

O que esta frente assume

Seis rotinas que consomem a liderança e não são o seu produto.

Cada serviço pode ser contratado sozinho ou combinado. Todos rodam com a mesma governança: responsável nomeado, processo escrito, prazos e indicadores.

01

Contabilidade

Escrituração, impostos, folha e obrigações acessórias no prazo, com visão gerencial mensal.

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Call center

Atendimento receptivo e ativo com script, monitoria e metas de nível de serviço.

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Atendimento ao cliente

SAC, suporte e pós-venda em todos os canais, com histórico unificado e base de conhecimento.

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Apoio logístico

Fretes, transportadoras, rastreio e ocorrências sob controle, com indicadores de entrega.

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Apoio financeiro

Contas a pagar e a receber, conciliação, cobrança e fluxo de caixa projetado toda semana.

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BPO

Processos de negócio inteiros redesenhados e operados por uma equipe dedicada, com SLA.

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01

Contabilidade

Escrituração contábil e fiscal, folha de pagamento e obrigações acessórias entregues no prazo, com uma visão gerencial que ajuda a decidir.

A contabilidade da Vortex vai além da guia paga. A equipe assume a escrituração contábil e fiscal, a apuração dos impostos nos regimes Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, o departamento pessoal e todas as obrigações acessórias, como SPED, DCTF e eSocial.

Todo mês você recebe balancete, DRE e um resumo comentado do que mudou. Com o VortexERP integrado, notas fiscais e lançamentos bancários chegam à contabilidade sem digitação, o que reduz erros e acelera o fechamento.

Como funciona

  • Diagnóstico da situação fiscal e migração da contabilidade anterior, com conferência de saldos.
  • Calendário fiscal compartilhado: cada obrigação tem responsável e data.
  • Fechamento mensal em data combinada, com reunião de resultados trimestral.
  • Planejamento tributário anual para revisar regime e enquadramento.

O que está incluso

  • Escrituração contábil e fiscal
  • Apuração de impostos e emissão de guias
  • Folha de pagamento, pró-labore e encargos
  • Obrigações acessórias (SPED, eSocial, DCTF)
  • Balancete, DRE e balanço patrimonial
  • Certidões e atendimento a fiscalizações

Para quem

Simples NacionalLucro PresumidoLucro RealComércio e indústriaServiçosHoldings
Resultado esperado: números fechados todo mês, zero multa por atraso e um plano tributário revisado a cada ano.
02

Call center

Operação de atendimento receptivo e ativo, com script, monitoria de qualidade e metas de nível de serviço acompanhadas em tempo real.

A Vortex monta e opera a central de atendimento da sua empresa: atendentes treinados no seu produto, telefonia em nuvem com o VortexVoice, URA, filas, gravação e painéis ao vivo. A equipe é dimensionada pela curva de demanda e cresce ou reduz conforme a sazonalidade.

No receptivo, cuidamos de SAC, suporte, agendamentos e pedidos. No ativo, conduzimos campanhas de cobrança, pesquisa, confirmação e prospecção. Em operações híbridas, o mesmo time alterna entre os dois modos sem perder a qualidade.

Como funciona

  • Desenho do fluxo de atendimento, script e base de conhecimento com a sua equipe.
  • Treinamento e certificação dos atendentes antes de atender o primeiro cliente.
  • Monitoria de qualidade semanal, com feedback individual e recalibragem do script.
  • Indicadores em painel: tempo médio de atendimento, nível de serviço, abandono e satisfação.

O que está incluso

  • Dimensionamento e escala de equipe
  • Script, roteiros e base de conhecimento
  • Telefonia em nuvem com VortexVoice
  • URA, filas, gravação e discador
  • Monitoria de qualidade e treinamento
  • Relatórios de produtividade e satisfação

Para quem

E-commerceSaúdeEducaçãoServiços recorrentesCobrança
Resultado esperado: nenhuma ligação sem resposta, metas de nível de serviço cumpridas e um custo por atendimento conhecido.
03

Atendimento ao cliente

SAC, suporte e pós-venda em todos os canais, com histórico unificado, base de conhecimento e prazos de resposta acordados.

O cliente escolhe o canal; a Vortex responde em todos com a mesma qualidade. WhatsApp, chat do site, e-mail, telefone e redes sociais entram em uma única fila do VortexOmnichannel, com o histórico completo de cada pessoa à vista do atendente.

Cuidamos do suporte de primeiro e segundo nível, do pós-venda e da retenção. Reclamações públicas, como as registradas em sites de reputação e órgãos de defesa do consumidor, recebem tratativa formal e prazo de resposta.

Como funciona

  • Mapeamento dos motivos de contato e construção da base de conhecimento.
  • VortexBot faz a triagem e resolve as dúvidas simples; o time humano assume o resto.
  • Prazos de primeira resposta e de solução definidos por canal e por criticidade.
  • Pesquisas de satisfação (NPS e CSAT) após cada atendimento, com plano de ação mensal.

O que está incluso

  • SAC multicanal com fila única
  • Suporte de nível 1 e nível 2
  • Pós-venda, retenção e recuperação
  • Base de conhecimento e bot de triagem
  • Pesquisas NPS e CSAT
  • Gestão de reclamações públicas

Para quem

Varejo e e-commerceSaaS e assinaturasServiços financeirosEducação
Resultado esperado: respostas dentro do prazo em todos os canais, menos reclamações públicas e clientes que voltam.
04

Apoio logístico

Planejamento de expedição, cotação de fretes, gestão de transportadoras, rastreio proativo e tratamento de ocorrências.

A Vortex assume a mesa de logística da sua empresa: cota e contrata fretes, escolhe a melhor transportadora por rota e prazo, gera as etiquetas e acompanha cada entrega até o aceite. Quando algo sai do previsto, abrimos a ocorrência, negociamos com a transportadora e avisamos o cliente antes que ele pergunte.

Faturas de frete são conferidas linha a linha contra a tabela contratada, e a logística reversa segue um fluxo próprio, do pedido de devolução ao crédito ou reenvio.

Como funciona

  • Integração com o VortexERP e a plataforma de e-commerce para receber os pedidos automaticamente.
  • Regras de escolha de transportadora por região, peso, prazo e custo.
  • Rastreio com comunicação proativa ao cliente por WhatsApp e e-mail.
  • Indicadores mensais: entregas no prazo e completas (OTIF), custo por entrega e avarias.

O que está incluso

  • Cotação e contratação de fretes
  • Gestão de transportadoras e tabelas
  • Expedição, etiquetas e coleta
  • Rastreio e comunicação proativa
  • Ocorrências, avarias e logística reversa
  • Conferência de faturas e indicadores OTIF

Para quem

E-commerceDistribuidorasIndústriaFornecedores do governo
Resultado esperado: mais entregas no prazo, frete mais barato por rota e ocorrências resolvidas antes de virar reclamação.
05

Apoio financeiro

Contas a pagar e a receber, conciliação bancária, cobrança e fluxo de caixa projetado, com relatório semanal para a diretoria.

O financeiro operado pela Vortex garante que cada conta seja paga no dia certo e cada recebimento seja identificado. A conciliação bancária é diária, o faturamento sai integrado ao VortexERP e a régua de cobrança acompanha o cliente do lembrete amigável à negociação.

Toda semana a diretoria recebe o fluxo de caixa projetado para as próximas semanas, com os desvios explicados. Assim, a decisão de investir, segurar ou negociar é tomada com dados atuais, não com o extrato do mês passado.

Como funciona

  • Alçadas de aprovação definidas com você: o que a Vortex paga sozinha e o que pede autorização.
  • Programação semanal de pagamentos e conciliação diária dos bancos.
  • Régua de cobrança automatizada com VortexOmnichannel e negociação humana quando necessário.
  • Integração direta com a contabilidade da Vortex, sem retrabalho.

O que está incluso

  • Contas a pagar e programação de pagamentos
  • Faturamento, boletos e contas a receber
  • Conciliação bancária diária
  • Régua de cobrança e negociação
  • Fluxo de caixa projetado
  • Relatório financeiro semanal

Para quem

Empresas em crescimentoServiços recorrentesComércioFornecedores do governo
Resultado esperado: nenhum pagamento em atraso, inadimplência em queda e caixa previsível para as próximas semanas.
06

BPO

Terceirização de processos de negócio inteiros: mapeamento, redesenho, equipe dedicada e acordo de nível de serviço.

Quando um processo inteiro precisa sair do seu colo, o BPO da Vortex assume do começo ao fim. Compras, cadastro, backoffice comercial, departamento pessoal, faturamento ou qualquer rotina repetitiva ganha um dono, um fluxo documentado e um indicador de resultado.

Antes de operar, mapeamos o processo como ele é hoje, redesenhamos com você e automatizamos o que dá para automatizar com o VortexIA. A transição acontece em ondas, com a equipe da Vortex trabalhando lado a lado com a sua até a passagem completa.

Como funciona

  • Mapeamento do processo atual, com volumes, prazos e pontos de falha.
  • Redesenho e definição do acordo de nível de serviço (SLA) com metas claras.
  • Equipe dedicada, treinada e com backup para férias e picos.
  • Governança mensal: indicadores, melhorias e revisão do escopo.

O que está incluso

  • Mapeamento e redesenho de processos
  • Equipe dedicada com backup
  • Acordo de nível de serviço (SLA)
  • Automação com VortexIA e VortexERP
  • Governança e relatório mensal
  • Melhoria contínua do processo

Processos mais comuns

ComprasCadastro e dados mestresDepartamento pessoalBackoffice comercialFaturamento
Resultado esperado: um processo que roda sem você, com custo conhecido e indicador de qualidade cumprido mês a mês.

Como contratar

Começa pequeno, cresce conforme a confiança.

Diagnóstico

Conversa de 30 minutos para mapear as rotinas que mais pesam e estimar o ganho.

Proposta e SLA

Escopo, equipe, prazos, indicadores e preço fechados em um documento simples.

Transição em ondas

Absorvemos as rotinas em etapas, lado a lado com a sua equipe, sem parar a operação.

Operação com indicadores

Relatório mensal, reunião de acompanhamento e revisão contínua do que pode melhorar.

Perguntas frequentes

O que as empresas perguntam antes de começar.

Não achou a sua dúvida? Um especialista responde em uma conversa rápida.

Fale com um especialista
Sim. Cada serviço tem escopo e preço próprios. Muitos clientes começam por um, como a contabilidade ou o financeiro, e ampliam depois. A governança é a mesma em qualquer combinação.
A transição é desenhada com você. Em geral, a equipe interna é realocada para atividades mais próximas do core, e a Vortex assume as rotinas repetitivas. Onde faz sentido, pessoas-chave permanecem como ponto de contato.
Os dois cenários funcionam. Se você já tem ERP, CRM ou plataforma de atendimento, a Vortex opera neles. Se preferir, os produtos Vortex entram inclusos no serviço e são implantados pela nossa equipe.
Você tem acesso aos painéis de indicadores e recebe um relatório mensal por serviço. Há um responsável nomeado pela sua conta e uma reunião de acompanhamento com periodicidade combinada.
Depende do serviço. Rotinas como financeiro e atendimento costumam iniciar em poucas semanas após a assinatura. A contabilidade segue o calendário fiscal, e o BPO tem um período de mapeamento antes da operação.

Próximo passo

Você cuida do seu negócio. A Vortex cuida do resto.

Conte o que consome o tempo da sua equipe hoje. Em uma conversa de 30 minutos, um especialista mostra o que a Vortex assume e como começa.

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